Quản lý tiến độ dự án – schedule management plan là gì?
Quản lý tiến độ dự án là một trong những lĩnh vực quan trọng nhất trong quản lý dự án. Nó tập trung vào việc xây dựng kế hoạch dự án, giám sát và kiểm soát tiến trình để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn. Trong cẩm nang Thực hành Quản lý Dự án (PMBOK) do Viện Quản lý Dự án (PMI) ban hành, quản lý tiến độ được chia thành các công việc sau:
Lập kế hoạch quản lý nhóm công việc – Plan Schedule Management
Đây là quá trình xác định các chính sách, thủ tục và tài liệu cần thiết để lập kế hoạch, phát triển, quản lý, thực hiện và kiểm soát tiến độ dự án. Các đầu ra quan trọng bao gồm kế hoạch quản lý nhóm công việc và các kế hoạch thành phần.
Xác định hoạt động – Define Activities
Quá trình này liệt kê các hoạt động cụ thể cần được thực hiện để hoàn thành gói công việc và dự án. Một sơ đồ phân rã công việc (WBS) chi tiết là một đầu ra quan trọng.
Lập dòng trình tự hoạt động – Sequence Activities
Quá trình xác định và tài liệu các mối quan hệ ràng buộc logic giữa các hoạt động. Đầu ra là biểu đồ mạng lưới dự án.
Ước tính nguồn lực hoạt động – Estimate Activity Resources
Ước tính loại và số lượng tài nguyên máy móc, nhân sự, ngân sách cần cho các hoạt động.
Estimate khoảng thời gian hoạt động – Estimate Activity Durations
Estimate số lượng khoảng thời gian công việc cần thiết để hoàn thành hoạt động dự án riêng lẻ với các nguồn lực được ước tính.
Phát triển lịch trình – Develop Schedule
Phân bổ hoạt động dự án vào thời gian thực hiện đề xuất bởi nhà quản lý dự án. Đầu ra là lịch trình dự án, lịch trình tài nguyên, cập nhật các tài liệu dự án.
Kiểm soát lịch trình – Control Schedule
Theo dõi trạng thái của dự án, cập nhật tiến độ và quản lý các thay đổi về lịch trình dự kiến ban đầu.
Dưới đây là một số khía cạnh quan trọng của quản lý tiến độ dự án:
Xác định công việc và xây dựng WBS chi tiết
Một trong những nhiệm vụ đầu tiên là xác định tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành dự án và xây dựng Sơ đồ phân rã công việc (WBS). WBS chia dự án thành các phần nhỏ hơn và dễ quản lý hơn.
Lập dòng trình tự và mạng lưới hoạt động
Các hoạt động sau khi được liệt kê cần được xác định mối liên hệ với nhau. Điều này có thể được biểu diễn thông qua biểu đồ mạng lưới hoặc biểu đồ Gantt để hiển thị các hoạt động được thực hiện song song hoặc tuần tự.
Ước tính thời gian và nguồn lực
Thời gian và nguồn lực cần thiết cho mỗi hoạt động cần được ước tính. Có nhiều kỹ thuật như ước tính giới hạn, ước tính khối lượng công việc, phân tích dữ liệu, ước tính theo tỷ lệ, ước tính tham khảo lịch sử…
Phát triển lịch trình và phân bổ nguồn lực
Một khi đã xác định được danh mục công việc, mối quan hệ và thời gian ước tính, lịch trình dự án có thể được phát triển. Phần mềm quản lý dự án như Microsoft Project thường được sử dụng. Lịch trình cũng đưa ra cách thức phân bổ nguồn lực tối ưu.
Theo dõi và kiểm soát tiến trình
Không có dự án nào chạy đúng 100% so với kế hoạch ban đầu. Vì vậy, cần phải liên tục theo dõi tiến độ dự án và xác định sự chệch hướng. Các biện pháp khắc phục như thực hiện các thay đổi lịch trình, phân bổ lại nguồn lực,.. cần được thực hiện.
Phân tích vấn đề và tìm cách cải tiến
Trong quá trình thực hiện, cần phân tích những vấn đề và nguyên nhân dẫn đến sự trễ ách để tìm ra giải pháp cải tiến quy trình quản lý tiến độ cho các dự án tương lai.
Quản lý tiến độ dự án hiệu quả là rất quan trọng để đạt được thành công của dự án. Nó giúp đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn và các nguồn lực được sử dụng hiệu quả. PMBOK cung cấp một khuôn khổ toàn diện để lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát tiến độ dự án thông qua các quy trình rõ ràng. Bằng cách áp dụng triệt để các nguyên tắc này, các nhà quản lý dự án có thể tối đa hóa cơ hội hoàn thành dự án thành công.
