Trong quản lý dự án, việc estimate chính xác thời gian và chi phí để hoàn thành các công việc là vô cùng quan trọng. Một ước lượng không chính xác có thể dẫn đến lập kế hoạch không hiệu quả, quản lý ngân sách và tiến độ kém, thậm chí là thất bại của dự án. May mắn thay, có một kỹ thuật estimate được PMBOK (Sổ tay Kiến thức Quản lý Dự án) đề xuất giúp các quản lý dự án ước tính chính xác hơn – đó là Three-Point Estimate.
Three-Point Estimate là gì?
Three-Point Estimate sử dụng ba ước lượng khác nhau để tính toán ra một ước lượng cuối cùng hợp lý nhất. Ba ước lượng này là:
- Ước lượng lạc quan (Best Case) – O
- Ước lượng bi quan (Worst Case) – P
- Ước lượng phổ biến nhất (Most Likely) – ML
Công thức tính ước lượng cuối cùng:
Ước lượng Cuối cùng = (O + ML + P) / 3
Giải thích công thức Estimate công việc
- Ước lượng lạc quan (O) là thời gian hoặc chi phí ít nhất để hoàn thành công việc, khi mọi việc diễn ra thuận lợi nhất.
- Ước lượng bi quan (P) là thời gian hoặc chi phí nhiều nhất, khi gặp phải các rủi ro và trở ngại lớn.
- Ước lượng phổ biến nhất (ML) là mức độ bạn kỳ vọng nhất, dựa trên kinh nghiệm và dữ liệu lịch sử.
Để có ước lượng cuối cùng, ba con số này sẽ được tính trung bình đơn giản với nhau. Điều này giúp loại bỏ các ước lượng quá lạc quan hoặc bi quan, đưa ra một con số hợp lý hơn.
Ví dụ: Nếu bạn ước tính rằng thời gian hoàn thành công việc A là:
- Ước lượng lạc quan (O) = 5 ngày
- Ước lượng bi quan (P) = 15 ngày
- Ước lượng phổ biến nhất (ML) = 10 ngày
Thì ước lượng cuối cùng sẽ là:
Ước lượng Cuối cùng = (5 + 10 + 15) / 3 = 10 ngày
Lợi ích của Three-Point Estimate
- Tính đến các yếu tố rủi ro và biến động
- Cân bằng giữa ước lượng lạc quan và bi quan
- Đưa ra ước lượng hợp lý, không quá lạc quan/bi quan
- Giúp quản lý thời gian và ngân sách tốt hơn
Three-Point Estimate là một kỹ thuật estimate hữu ích cho quản lý dự án nhằm tránh các sai sót trong ước lượng do lạc quan hoặc bi quan quá mức. Bằng cách tính toán kỹ lưỡng dựa trên ba điểm ước lượng khác nhau, bạn sẽ có được ước tính chính xác và đáng tin cậy hơn, giúp hoàn thành dự án đúng tiến độ và ngân sách đề ra.
Mặc dù công thức này khá đơn giản, nhưng đối với các dự án thực tế, việc estimate luôn phức tạp hơn nhiều và cần phải cân nhắc nhiều yếu tố khác nhau.
Cân bằng các yếu tố trong estimate dự án
Estimate không chỉ đơn thuần là tính toán các con số, mà còn đòi hỏi sự cân bằng giữa nhiều yếu tố như:
- Phạm vi dự án và yêu cầu của khách hàng
- Rủi ro có thể xảy ra và kế hoạch giảm thiểu rủi ro
- Nguồn lực sẵn có (nhân lực, tài chính, trang thiết bị)
- Kế hoạch dự phòng cho các vấn đề bất ngờ
- Kinh nghiệm và năng lực của nhóm dự án
- Yếu tố môi trường, văn hóa, địa lý của dự án
Một quản lý dự án giỏi không chỉ biết sử dụng công cụ estimate như Three-Point mà còn phải xem xét hết các khía cạnh trên để đưa ra ước lượng chính xác và khả thi nhất.
Ví dụ, nếu dự án có nhiều rủi ro cao, nguồn lực hạn chế, thì ước lượng có thể phải nghiêng nhiều hơn về phía bi quan. Ngược lại, với dự án có phạm vi rõ ràng, nhóm có kinh nghiệm, thì có thể ước lượng gần hơn với mức phổ biến nhất.
Tóm lại, công thức Three-Point Estimate là một công cụ hữu ích, nhưng việc áp dụng nó vào thực tế vẫn đòi hỏi sự cân nhắc nhiều yếu tố để ước lượng chính xác nhất. Các quản lý dự án thành công không chỉ dựa vào công thức mà còn phải linh hoạt điều chỉnh estimate dựa trên hoàn cảnh cụ thể của từng dự án.
Tìm hiểu thêm về quản lý dự án tại đây
