Khi bàn về quản lý dự án chuyên nghiệp (PMP), chúng ta thường nghe nhắc đến con số 4 Domains, 11 Knowledge Areas, 5 Process Groups và 49 Processes từ PMBOK Guide. Những con số này gói gọn khối lượng kiến thức khổng lồ về các khái niệm, nguyên tắc và quy trình tiêu chuẩn để thực hiện quản lý dự án.
Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là PMBOK Guide chỉ đóng vai trò hướng dẫn chung, không phải một bộ luật bất di bất dịch. Trong thực tế, mỗi dự án là một tổ hợp duy nhất về bối cảnh, môi trường, rủi ro và cơ hội. Vì vậy, một khái niệm thường xuyên được nhắc đến đó chính là “Tailoring” – tạm dịch là “Điều chỉnh” hoặc “Tối ưu hóa”.
Tailoring thực sự làm gì?
Hãy tưởng tượng bạn đang quản lý một dự án nhỏ chỉ với 3 người trong đội, làm việc trong vòng 6 tháng với ngân sách hạn hẹp. Liệu có phải lý nếu bạn áp dụng đầy đủ tất cả 49 quy trình trong PMBOK với hàng trăm yêu cầu về báo cáo, kiểm soát và đánh giá? Chắc chắn điều này sẽ gây lãng phí thời gian và công sức cho dự án nhỏ bé này.
Ngược lại, với một dự án lớn quy mô quốc tế, rủi ro cao, bạn lại cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình kiểm soát rủi ro, đảm bảo chất lượng và giao tiếp. Bỏ qua các khía cạnh này rất dễ khiến dự án của bạn đi lệch khỏi đích.
Đây chính là lý do tại sao “Tailoring” – việc điều chỉnh, tối ưu hóa các quy trình cho phù hợp là vô cùng quan trọng. Khi tailoring, bạn sẽ xem xét kỹ lưỡng các yếu tố môi trường như văn hóa tổ chức, cơ cấu, công nghệ, quy trình nền tảng hiện có, cũng như bản chất của dự án (quy mô, thời hạn, ngân sách, rủi ro,…).
Từ đó, bạn sẽ quyết định các quy trình quan trọng cần áp dụng chặt chẽ, quy trình nào có thể đơn giản hóa và quy trình nào không phù hợp có thể bỏ qua. Ví dụ, với dự án phần mềm nội bộ, một số quy trình về đàm phán hợp đồng, đấu thầu có thể hoàn toàn không cần. Nhưng bạn sẽ đề cao các khía cạnh liên quan tới giao tiếp, quản lý thay đổi và kiểm soát chất lượng (Ùm thì nội bộ mà, đôi khi thay đổi xoành xoạch).
Quy trình tailoring kết hợp kinh nghiệm thực tiễn của người quản lý với nền tảng kiến thức tiêu chuẩn. Mục tiêu là xây dựng một lộ trình quản lý dự án tối ưu, hiệu quả cho hoàn cảnh cụ thể. Không quá ít khiến thiếu kiểm soát, cũng không quá nhiều gây lãng phí. Sự linh hoạt và hiệu quả là hai trọng tâm.
Tóm lại
Không bao giờ có chuyện áp dụng máy móc các quy trình quản lý dự án tiêu chuẩn, khi là một PMP hãy mạnh dạn tailoring cho phù hợp môi trường. Những quy trình đã được hiệu chỉnh sẽ trở thành công cụ hữu hiệu giúp bạn thực thi dự án thành công.
Một số khái niệm mà bạn cần phải quan tâm khi tailoring một quy trình như EEF (Enterprise Environmental Factors) và OPA (Organizational Process Assets), đọc thêm tại đây
